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“采”在新起点 “购”筑新征程——集团企业采购管理系统全覆盖工作纪实

【发布时间:2018-11-27】    【信息来源:党群工作部、信息中心、电子商务部】

  由成套企业负责建设运营的覆盖集团企业总部、各二级单位及其所属企业的集团采购管理系统,两年多以来,在历经了系统开发与测试、试运行、推广应用后,于今年10月,实现了在集团企业范围内全面上线应用,这也标志着成套企业提前两个月完成了年初《集团企业2018年工作报告》中提出的“进一步提升集约化采购水平,实现电子招标采购全覆盖”这项重点工作任务。

  作为集团企业信息化规划建设的集中部署的应用系统之一,采购管理系统实现了现代企业管理实践与互联网、电子商务的深度融合,有效提高了采购透明度、节约了社会资源、降低了交易和管理成本。系统以电子招标采购为核心和主要功能,并向前后端延伸,做到了从采购计划提交到采购计划实施、从招标信息发布到中标结果公示、从采购数据汇总到采购数据分析应用的全流程电子化管理,实现了集团企业对各级单位采购业务的全面管控,有利于采购从简单集中向全面集约化的整合,有效提升了集团企业采购管理水平和管理效益。

 

厉兵秣马 只争朝夕

  互联网时代,科技发展日新月异。2013年2月,国家发改委公布了《电子招标投标办法》,这是中国推行电子招投标的纲领性、推动性的文件。2016年6月,集团企业网络安全与信息化领导小组会议决定启动集团企业采购管理系统二期建设项目。成套企业作为集团企业的物资装备服务平台和有着数十年电力行业丰富招标经验的企业,责无旁贷地成为该项目的承建单位,担负起建设、应用、运维以及推广等工作。

  企业马上组建了由企业信息中心和电子商务部相关人员组成的项目组,并随即开展了对其他发电集团采购信息化工作和集团企业内采购信息化需求的专项调研。由于集团企业多产业、多板块、多角度的实际采购业务产生了成千上万的个性化需求,而且采购管理系统还需与中国电力设备信息网、集团企业主数据系统、集团企业统一数据平台、各二级单位ERP系统、CA系统等多个外部系统完成数据交换和数据共享,这都进一步增加了项目建设的难度。

  由党员、高级工程师、技术人员组成的项目组充分发挥经验丰富,专业常识互补的优势,以精益求精、精雕细琢的“工匠精神”,认真对待系统建设过程中的每一个环节,充分敬重每一个单位提出的业务需求点,积极攻克各项难关,实现功能过程规范化、标准化、精细化。

  从需求分析到方案确定,从梳理功能分类到设计使用界面布局,从一轮轮压力测试到系统试运行,项目组成员都是以“撸起袖子加油干”的精神,以“闻鸡起舞正当时”的状态,以“舍我其谁”的担当,大力推进项目建设进程。多少个深夜的唇枪舌剑、多少次思维碰撞、多少次头脑风暴,都对项目设计方案的优化完善起到了极大的推进作用。

 

厚积薄发 砥砺奋进

  “只有经历过岁月的洗礼,才能沉淀美好的芳华。”项目启动、需求调研、编写需求、制定方案——经过3个月的紧张工作,采购系统经历了数十次功能优化、性能测试的洗礼,迎来了属于它的芳华。2016年9月,系统总体架构和基本功能搭建完成,经过多角度测试后,系统开始上线试运行。

  企业领导确定将“集团企业2016年度第七十九批集中招标”列为在采购管理系统上启动的首个全流程网上招投标项目。为了开标的那一天,项目组成员做了大量准备工作:配合相关应用部门组织供应商培训;配合项目经理编制招标文件和招标公告;向供应商提供电话和远程技术支撑;模拟开评标流程,验证业务流程;项目组进行4轮压力测试,验证系统性能;编制投标人、供应商操作手册,检查开评标现场网络环境等。

  2016年11月29日开标当天,项目组每位成员的心情紧张又激动,充满了不安与期待。最终,23个投标人参与的9个标段在6分钟内完成投标文件解密,22分钟内完成整个开标过程,其中两家投标人实现远程开标。投标人对电子化招标的高效率交口称赞。参与评标的专家表示采购管理系统评标页面简洁友好,通过分项报价表偏离分析,可以快速定位,30多份评标澄清全部在线操作。至此,首次线上开评标圆满完成,系统功能得到有效验证,完全满足设计要求。

 

精雕细琢 全线告捷

  2017年4月26日,集团企业召开2017年物资与采购工作会议暨招标采购电子化推进会议。会议听取了成套企业关于采购管理系统项目的汇报,并再次肯定了“互联网+”招标采购对于企业经营效益的重大意义。

  与此同时,项目组正分三批对五个试点江西企业、上海企业、内蒙古企业、五凌电力、河南企业及所属企业开展集中培训、提供上线试运行的技术支撑,并不断收集和汇总系统试运行过程中出现的问题、制定对应的解决方案优化系统功能。经过为期8个月的试点运行检验,采购管理系统成功上线运行84个批次的招标项目与8000多个非招标采购单,成交金额近140亿元,证明系统功能完善、运行稳定。2017年9月采购管理系统顺利通过了集团企业组织的项目初验。

  至此,采购管理系统已经日渐成熟,距离实现集团企业“构建采购与管理的统一平台”的目标越来越近。2018年3月15日又有一大喜讯传来,集团企业采购管理系统中最核心的电子招标投标交易平台在完成制度规范和管理程序的基础上,按照国家《电子招标投标系统检测认证管理办法(试行)》和《电子招标投标办法》的要求,历经半年、经过资料申报、现场测试、专家评审、总结反馈和审查,终于顺利通过了中国信息安全认证中心的国家电子招标投标系统认证,获得SAMSUNG级即最高级别认证证书。这证明平台在技术架构、系统管理、平台运维、体系安全等各方面不仅符合国家最新的《电子招标投标系统交易平台认证技术规范》要求,而且已达到国家最高认证级别,处于行业和国内领先水平。

  2017年11月,随着集团企业公布《关于下发集团采购管理系统二期推广重点工作的通知》,项目工作进入到推广应用阶段。2017年下半年至2018年10月,项目组与实施商通力合作,与相关二级单位加强沟通协调,克服了时间紧、任务重、人手紧张等困难,奔赴15个省市,对集团企业共33个二级单位及其300余家所属企业的近800人开展了近700小时的推广培训。

  历时两年,在集团企业物资管理部、科技与创新部的高效组织和统筹协调下,在信息企业和其他各相关二级单位的大力协助以及企业内相关业务部门的鼎力支撑下,集团企业采购管理系统全覆盖工作于2018年10月正式宣告完成。

 

继往开来 勇担使命

  截至成稿时,集团企业采购管理系统已完成768批次招标采购、92662多项非招标采购,采购金额合计799.11亿元;系统中集团企业内部用户近21000个,供应商用户数量超过63000个。

  采购管理系统的全面应用,实现了采购数据资源整合,建立了多角色的工作协同,为集团企业后续大数据分析,制定优化采购策略,拓展采购智能化应用,引导业务和管理工作,提升工作效率和效益奠定了扎实的基础。

  两年多砥砺奋进,几多春华秋实,项目组成员在建设历程中面对艰巨任务,表现出勇挑重担,攻坚克难的精神,项目组工作得到集团企业物资管理部和科技与创新部的充分肯定,陆续收到了相关二级单位发来的多封感谢信,信中写道:“成套企业采购管理系统项目组在承担系统建设和推广具体工作中,展现出求真务实、团队协作、敢于探索、勇于实践的工作作风,在系统建设管理、需求梳理、沟通协调、推广培训、运行保障等工作中,勤勉敬业、踏实肯干、加班加点,为项目提前完成任务目标做出了重要贡献。”

  读着这些感谢信,项目组成员越发感到从项目立项至今的两年时间是一段异常艰苦又格外富有成就感的工作经历。“对梦想多一分固执坚守,就会多一分永葆初心的坚定和克服困难的坚韧。”

  努力,没有终点,系统的运行、功能的优化完善也没有终点。根据集团企业核电业务管理体系调整,下一阶段,项目组将继续做好系统优化完善工作,全面适应核电企业上线应用的需求。

  不忘初心,牢记使命,持续奋斗,成套企业将积极贯彻并落实集团企业领导讲话精神,充分发挥专业化能力,实现传统业务转型升级,提升物资装备平台的功能和核心竞争力,为集团企业建设具有全球竞争力的世界一流清洁能源企业战略目标贡献力量。

  

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